天天被雜事追著跑、銷售管道一團亂看不清下個月能成幾單——這大概是長週期業務最熟悉的兩種痛。市面上教你用 AI 的內容，多半停在「幫我寫一封開發信」這種層級，省了五分鐘，但你的一天還是一樣失控。
有一個人談這件事的份量不太一樣。他叫 Mark Kosoglow，是業務自動化軟體 Outreach 的第一號員工，一路做到全球業務資深副總，把公司從零營收帶到超過 2.5 億美金的 ARR、團隊規模破 1,500 人。離開後他先在 Catalyst 當營收長，現在自己創辦了 AI 業務工具公司 Operator.ai。一個既帶過頂尖團隊、又在親手打造 AI 業務工具的人來談「業務該怎麼用 AI 管理時間和銷售管道」，會比純講師多很多血淋淋的實戰。
2026 年 5 月，他上了業務界收聽數最高的 Podcast 之一 30 Minutes to President’s Club，把自己帶頂尖業務的整套生產力系統攤開來講。核心只有一句話：頂尖業務跟普通業務的差距，不是誰更拚，是誰更會分配注意力。 他把這套系統拆成三塊——主管日程表、AI 工作流、3% 預測法則。
主管日程表：先把高槓桿動作排進去，剩下的時間才留給雜事
Kosoglow 講的第一件事，是「Executive Routine（主管日程表）」。一般業務的一天是反過來的：早上打開信箱，被一封一封郵件、一個一個臨時的客戶問題牽著走，等到回過神來已經下午四點，今天真正該推進的大單一步都沒動。
主管日程表的邏輯剛好相反：先用固定結構把高槓桿的動作鎖進行事曆，再讓低價值的雜事去填剩下的縫隙。 對一個保險業務員來說，高槓桿的動作通常是固定的那幾件——本週要推進的幾張大單、該做的續保檢視、該打的關鍵跟進電話、該見的轉介紹對象。這些事如果不先佔住時間，永遠會被「客戶問理賠進度」「同事拉你開會」這種隨機事件吃掉。
這套作法最反直覺的地方在於：它不是要你「更有紀律地把每件事做完」，而是承認你一天的注意力是有限的、會被消耗的。Kosoglow 的重點是把最清醒、最不被打擾的那段時間，留給真正會影響業績的事，而不是平均分配給每一件跳到你眼前的事。雜事永遠做不完，但只要高槓桿的格子每天都有被填滿，業績的引擎就不會熄火。
AI 工作流：把「研究」和「跟進」這兩件最吃時間的事交出去
第二塊是 AI。Kosoglow 不談花俏的東西，他鎖定的是業務一天裡最吃時間、又最容易做半套的兩件事：事前研究和事後跟進。
他在 30MPC 的一篇拆解文裡，把 AI 研究工作流拆成三步，邏輯非常清楚：
第一步，先決定要什麼資料、去哪裡找。 不是漫無目的丟給 AI，而是先想清楚你要的是什麼層級的資訊——對 B2B 是財報、新聞、產業動態；換到保險場景，就是客戶的人生階段、家庭結構變化、產業風險、近期可能觸發保險需求的事件。
第二步，用 AI 一層一層問出洞察。 重點是「連續追問」而不是一次問完。先讓 AI 做初步分析，再追問「這是這個人的個別狀況，還是這個族群普遍的問題？」，再追問「目前有什麼方式在處理這個缺口？」，最後才讓它「把可能的解法對應到我們挖出來的問題上」。一層一層逼出來的東西，遠比一句籠統的提問有用。
第三步——也是 Kosoglow 反覆強調的——把 dots 連起來的工作，留給人腦。 他講了一句很值得貼在牆上的話：
“The hard part is using your human brain to connect all the dots.”
（難的部分，是用你的人腦把所有的點連起來。）
換句話說，AI 負責的是把散落在十份文件、三場法說會、無數則新聞裡的原始素材，整理成你看得懂的洞察；但「這個客戶的女兒要出國念書、加上他剛升上主管、又剛好房貸快繳完——所以現在是談教育金加重疾規劃的最佳時機」這種把資訊織成一個提案的判斷，AI 給不了。你省下的是翻資料的兩小時，留下的是你最值錢的那十分鐘判斷。同樣的邏輯也適用在跟進：讓 AI 幫你彙整每次接觸的紀錄、草擬下一封跟進的骨架，但要不要打那通電話、用什麼角度切，是你的事。
3% 預測法則：別追完整條銷售管道，只追真正會成交的訊號
第三塊，是最硬的功夫，也是 Kosoglow 帶 Outreach 時最招牌的能力——他能把全球業務團隊的營收，季季預測在 3% 的誤差之內，也就是 97% 以上的準確度。在一家從零衝到 2.5 億的高速成長公司，這種預測穩定度幾乎是反常的。
對個人業務員來說，這套思維的價值不在「算得準」，而在它逼你回答一個殘酷的問題：你銷售管道裡那一長串客戶，到底哪些是真的會成交、哪些只是讓你自我感覺良好的『虛胖名單』？
多數業務的銷售管道是一團模糊的樂觀。每個客戶都「有機會」、每張單都「快了」，於是你的注意力被平均稀釋到三十個客戶身上，每個都追一點、每個都沒推到底。Kosoglow 的作法是反過來的：從原始的業務活動數據裡，抓出真正能預測成交的那少數訊號——是這個客戶有沒有把你引薦給配偶？有沒有主動問到細節條款？有沒有出現具體的時間點？——然後把雜亂的銷售管道，壓縮成一張你真正該投注注意力的短名單。
這三塊其實是同一件事的三個面向：主管日程表決定你「什麼時候」把注意力放出去，AI 工作流決定你「不必把注意力浪費在哪裡」，3% 預測法則決定你「該把注意力放到哪個客戶身上」。Kosoglow 整套系統的底層假設始終如一——你最稀缺的資源從來不是時間，是注意力；而頂尖業務之所以頂尖，是因為他們把這份稀缺資源，用系統管起來，而不是靠蠻力硬撐。
被雜事淹沒、銷售管道看不清的時候，問題往往不是你不夠努力，是你的努力被平均分配掉了。把高槓桿的事先排進去，把吃時間的研究和跟進交給 AI，再用一條法則狠狠篩掉那些其實不會成交的客戶——這不是要你做更多，是要你做得更準。
📎 這集 30 Minutes to President’s Club 裡，Kosoglow 還示範了他每天實際長怎樣的時間表格子、以及他在 Operator.ai 裡正在打造的 AI 工作流到底怎麼運作；而那篇 AI 研究工作流的完整拆解，則把每一步要丟給 ChatGPT 的提問順序寫得更細。想把「主管日程表」真正落地成自己的版本，值得連 podcast 一起聽完——一個帶過 1,500 人團隊的人，講的不會只是漂亮話。